Anatomie d’AlterHéros

Une association comme AlterHéros, c’est un peu comme un petit village. Les membres de l’association sont les citoyens de ce village, et donc ils ont un droit de regard et un droit de vote sur tout ce qui se passe dans l’asso. Sans ses membres, une association ne peut pas survivre. Parce que là où les citoyens payent des impôts, ces impôts se traduisent dans une association par des idées, des bénévoles, des projets qui naissent de la volonté et des ambitions de ses membres. Un membre peut être un visiteur qui a à cœur d’être informé sur l’association, sur ce qui s’en vient, sur les scoops, sans s’investir davantage. Un membre, ça peut aussi être une personne qui désire s’impliquer un peu plus, en donnant de son temps, et donc en devenant un bénévole. Et un membre, c’est aussi un individu qui cherche à s’accomplir autrement, à obtenir une expérience de travail, à rencontrer de nouveaux amis et qui veut, malgré son emploi du temps chargé, en faire un peu plus pour l’association ou pour la cause, et du coup, devenir un bénévole administrateur.

Le conseil d’administration démystifié

Le conseil d’administration (aussi appelé CA) d’une petite association comme AlterHéros, c’est à la fois une équipe qui prend des décisions mais aussi qui les exécute. Dans les grandes entreprises ou les grands organismes, on distingue le conseil d’administration, où les stratégies, les visions et les plans sont définis, d’un conseil exécutif, où ces plans sont transformés en actions concrètes.

À AlterHéros, le CA fait les deux. Certaines personnes ont un rôle plus « administratif » comme le secrétaire-trésorier qui voit aux finances, au budget, au compte-rendu de réunion, et d’autres ont des rôles très terrain, comme le directeur de l’animation ou de l’intervention. Peu importe le poste occupé, c’est l’équipe au complet qui fait la force de l’association. Ce qui est super, c’est l’entraide qui règne. Et puisqu’AlterHéros, c’est avant tout un portail sur Internet, notre équipe est aussi très branchée : nos réunions peuvent se faire par téléconférence, nous partageons un intranet, et des boites courriel communes et des listes de diffusion qui rendent notre travail plus facile sans se voir régulièrement. Certains de nos administrateurs peuvent même être en Europe, aux États-Unis ou ailleurs au Canada.

Comment faire pour être un administrateur?

Pour faire partie du CA, il faut d’abord être motivé, avoir un peu de temps, et croire en la mission d’AlterHéros. Que nous soyons gais, hétéros, bi, trans, jeune, moins jeune, homme, femme, pakistanais, québécois, anglophone ou francophone, à AlterHéros, plus l’équipe est diversifiée, plus nous nous rapprochons de notre idéal.

Pour être administrateur, il faut se présenter à l’Assemblée générale annuelle, et se proposer à la tête d’un poste en élection. Si un membre ne peut pas être physiquement à Montréal pour assister à l’AG, il peut signifier son intérêt par courriel avant l’AG et expliquer ses motivations.

Selon les années paires / impaires, certains postes sont libres et d’autres sont déjà occupés par un administrateur qui a été élu précédemment. Certains postes sont aussi libres parce qu’il y a eu des départs en cours d’année. Une fois qu’un candidat s’est présenté, s’il y a plus d’un ou une candidate qui désire être sur un poste, les membres devront voter pour celui ou celle qu’ils pensent être le ou la plus apte à occuper le poste. À AlterHéros, il existe aussi des postes « cadre » qui ne nécessitent pas d’élection par les membres. C’est les administrateurs qui les choisissent. À l’AG, les membres peuvent aussi avoir leur mot à dire!

À chaque année, environ la moitié des visages sur le CA change. Certains administrateurs décident de renouveler pour une deuxième année, et d’autres décident de s’impliquer souvent pour une toute première fois. Lors de l’AG, on peut compter sur la présence d’environ 20 à 30 membres ou non-membres qui viennent pour connaître qui se cache derrière AlterHéros, pour en apprendre sur nos actions, et plus souvent qu’on le croirait, ça donne le goût de faire partie de l’équipe.

Une fois élu sur le CA, une première de transition est assurée par l’ancienne équipe et la nouvelle. Cette période varie entre 1 à 3 mois selon la disponibilité des nouveaux et des anciens administrateurs. De plus, un guide de l’administrateur a été conçu pour permettre aux nouvelles personnes de bien comprendre leurs tâches, le mode de fonctionnement de l’association et notre section de gestion du site Internet. Ensuite, des réunions ont lieu 8 à 12 fois par année, les soirs ou les fins de semaine. Finalement, toute l’équipe est là pour aider les nouveaux à bien intégrer l’équipe.

Comment s’impliquer en 2008?

Lors de l’Assemblée en mars prochain pour l’année financière 2008-2009 (du 1e avril 2008 au 31 mars 2009), plusieurs opportunités d’implication sont disponibles.  Le schéma suivant illustre la structure organisationnelle d’AlterHéros.

Voici une description de tous postes :

• Président : Le président, c’est davantage un coordonateur qu’un grand patron. C’est lui qui se doit se coordonner et d’animer les réunions, voir à ce que les projets avancent bien, et de représenter l’association lors d’activité et d’événements importants
• Vice-président : Le VP, c’est le responsable des bénévoles, et le bras-droit du président. Il s’occupe du recrutement et l’encadrement des bénévoles pour que tout se passe bien.
• Secrétaire-trésorier : Cette personne voit aux aspects financiers de l’asso comme les entrées / sorties d’argent et le budget, de même que les aspects légaux comme les comptes-rendus de réunion, la préparation des ordres du jour, etc.
• Responsable de la rédaction : c’est lui qui est en charge des sections « En manchettes » et « Dossiers ». Il voit au renouvellement des articles, à la coordination des bénévoles dans son équipe.
• Chef du pupitre : le chef du pupitre est un poste cadre, non élu par les membres. C’est lui qui se charge de la mise en ligne des articles, de leur correction avant publication et de leur traduction. Il travaille étroitement avec le responsable de la rédaction.
• Responsable de l’information : comme le chef du pupitre, le responsable de l’information a pour mission de générer des idées, de filtrer les informations reçues et de choisir la ligne éditoriale de l’asso en collaboration avec le responsable de la rédaction et le chef du pupitre
• Responsable de l’animation : c’est lui qui voit aux sections « zone des AlterHéros », « sondage », « témoignages », et tout ce qui touche directement l’interaction avec les visiteurs du portail.
• Responsable de la promotion : poste cadre, le responsable de la promotion s’occupe de l’organisation et la tenue d’événement et kiosque d’information. Il travaille avec une équipe de bénévoles prêts à se mobiliser quelques fois par année pour faire connaître l’association (journées communautaires, fierté gaie, …).
• Responsable de l’intervention : l’intervention, c’est ce qui touche les questions-réponses. Le responsable coordonne la rédaction des réponses aux questions dans un délai raisonnable, et il peut monter des dossiers qui l’intéressent
• Responsable du développement Internet : c’est la personne en charge de la maintenance du portail Internet. En 2008, nous souhaitons travailler sur le développement d’une nouvelle plateforme : ingénieurs et programmeurs PHP / AJAX recherchés!
• Responsable des communications : les comms, c’est la gestion des courriels, du « Réseau d’entraide », de la section « Communauté en bref », « À la une », et « Communauté en bref »
• Responsable du marketing : le responsable du marketing voit à trouver des sources de financement privé en mettant à profit notre expertise du web, et notre achalandage Internet.
• Responsable des ventes : poste cadre, cette personne accompagne le responsable du marketing dans sa stratégie de vente d’espaces publicitaires pour financer les activités de l’association.
• Poste relève : le poste relève est réservé à une nouvelle personne désirent s’impliquer sans avoir de tâches clairement définies. Cette personne découvre notre fonctionnement et peut éventuellement remplir un mandat défini conjointement par le CA.

Où? Quand?

L’assemblée générale se tiendra à Montréal au début avril prochain. La date et le lieu exact seront précisés au courant du mois de février / mars. Visitez notre calendrier des événements pour tous les détails. Les membres seront aussi informés personnellement quelques jours à l’avance

Pour plus d’information, nous vous proposons de visiter la section « Devenir membre ». Nous vous conseillons aussi de lire nos règlements généraux et nos anciens rapports annuels.

En espérant vous voir nombreux et nombreuses!