Appel d’offres – site web d’AlterHéros


Appel d’offres
Refonte du site web de l’organisme AlterHéros

1. INFORMATIONS PRÉLIMINAIRES

1.1 Demandeur
AlterHéros est un organisme québécois à but non-lucratif basé à Montréal et ayant pour objectif le mieux-être des individus en lien avec leur orientation sexuelle, leur expression de genre, leur identité de genre et leur sexualité globale. La clientèle-cible d’AlterHéros est âgée de 14 à 35 ans. Le site web d’AlterHéros est sa plaque tournante, son outil principal. Actuellement, la section “Parles-en aux Experts” est la plus utilisée. L’organisme fête ses 15 ans cette année et souhaite offrir une expérience beaucoup plus agréable et intuitive à la clientèle qui fréquente son site web.

1.2. Délai de présentation des offres et modalités de réception des offres
Les propositions concernant le présent appel d’offres doivent être présentées par courriel avant le 30 avril 2017 à 22h (HAE) à l’attention de Marie-Édith Vigneau, directrice générale, à l’adresse suivante: dg@alterheros.com.

2. MANDAT ET ÉCHÉANCIER

2.1. Objectifs du mandat

Sous la supervision de la directrice générale et du président de l’organisme, monsieur Philip Simard, la personne sélectionnée aura le mandat de réaliser la refonte du site web d’AlterHéros en conformité avec le présent document et en respectant l’échéancier entendu.

La personne choisie devra notamment:
• concevoir un design graphique conforme à l’image d’AlterHéros;
• mettre à niveau l’architecture WordPress du site;
• adapter le site à la navigation sur appareils mobiles en mode responsive web design ;
• permettre l’intégration simple de textes, photos, vidéos, documents et formulaires fournis à l’intérieur des pages et des bases de données;
• créer une page d’accueil dynamique et fluide;
• programmer les solutions de paiement des adhésions et des dons en ligne;
• assurer la migration partielle du contenu actuel du site web vers sa nouvelle version.

Afin de s’acquitter des tâches précédentes et sans se restreindre à cette liste, le fournisseur retenu devra participer aux tâches suivantes:

• Rencontre initiale de planification (en personne ou via Hangouts ou FaceTime);
• Rencontres d’étapes et de communication de suivis du projet;
• Ajustements demandés en cours de production;
• Tests de qualité et de fonctionnement;
• Formation de la directrice générale ou d’un.e membre du conseil d’administration pour assurer l’autonomie de l’organisme pour l’entretien du site web (7 heures maximum);
• Création d’un guide de gestion du site web.

2.2 Qualités recherchées

La nouvelle version du site devra:
• permettre une expérience agréable, conviviale et intuitive pour les visiteurs
• permettre la gestion à l’interne par AlterHéros en offrant une autonomie complète quant aux modifications et aux ajouts de nouvelles sections et pages (minimiser le codage dans les manipulations); et
• mettre à profit certaines fonctionnalités comme un calendrier d’événements, l’intégration des médias sociaux, formulaires dynamiques, vidéos Youtube, listes déroulantes, etc.

2.3 Calendrier des étapes / échéancier

4 avril – Lancement de l’appel d’offres
30 avril, 22h – Date limite pour l’envoi de soumissions
5 mai – Rencontre avec la directrice générale ou les membres du CA
(en personne ou via Hangouts, Skype ou FaceTime)
20 juillet – Tests, validations et corrections
1er août – Fin estimée des travaux et mise en ligne du site
15 août – Présentation du site web dans le cadre de Fierté Montréal – Fierté Canada Pride

2.4 Critères de sélection

*Solution proposée*
– Prise en compte des besoins
– Créativité
– Capacité à respecter l’échéancier
– Estimation budgétaire

*Qualité du portfolio*
– Similarité avec le projet du client
– Réalisations fonctionnelles (au moins 3)

*Références*

3. MODALITÉS RELATIVES À L’OCTROI DU CONTRAT

Pour chacune des offres de service acceptables, le comité additionnera les notes obtenues en fonction de la grille d’évaluation (à l’interne) et recommandera que le contrat soit alloué au fournisseur qui obtient le total le plus élevé.

En cas d’égalité, le fournisseur sélectionné sera celui qui présente le coût total le moins élevé. En cas de double égalité de l’offre de service et du prix, la sélection sera effectuée par tirage au sort entre les fournisseurs ex æquo.

Le comité procède ensuite à l’examen des coût totaux présentés en regard des offres de service et le fournisseur qui a souscrit le coût total le plus bas se verra attribuer le maximum de points admissibles pour le volet « Coût total de la proposition ». Les autres offres de service recevront un pointage pour le volet « Coût total de la proposition » en fonction de l’écart de ce volet de leur proposition avec celui du fournisseur ayant souscrit le coût total le plus bas.

AlterHéros ne s’engage pas à accepter l’une ou l’autre des offres reçues.

4. INSTRUCTIONS AUX FOURNISSEURS SOUMETTANT UNE OFFRE

4.1 Format de la proposition
Veuillez noter que les offres de service doivent être transmises dans un fichier bien identifié, en format PDF de préférence. AlterHéros s’engage à transmettre par courriel aux soumissionnaires une confirmation de la réception de leur offre.

4.2 Éléments requis lors de la soumission

Profil du fournisseur – 1 page
Portfolio des projets réalisés (au moins 3 références) – 3 pages
Estimation des coûts – 1 page

4.3 Modèle recherché et lignes directrices

Pour une idée du modèle recherché, prière de consulter cette page.

En regard de la version actuelle du site

– La section Parles-en aux Experts devra garder ses fonctionnalités de questions-réponses.

– La section AlterHéros disparaîtra, tout comme la quasi-totalité de ses fonctionalités.
Seuls les groupes de discussion seront déplacés dans la section qui suit.

– La section AlterCité deviendra un lieu d’échange et de partage.
Les groupes de discussion et témoignages y seront déplacés.
Les groupes de discussion seront accessibles aux personnes inscrites sur le site web seulement.

– La section Association deviendra la section L’organisme.
On y retrouvera une panoplie d’informations concernant AlterHéros, y compris ses rapports annuels, ses règlements généraux, son entente de bénévolat, les membres de son conseil d’administration, la possibilité de faire un don et de devenir membre, ses grandes réussites, etc.

Ajouts
– Une page Ressources (qui également accessible depuis la section Parles-en aux Experts) et une page Calendrier seront ajoutées, tout comme la fonctionnalité “Quittez rapidement sans laisser de traces” et des liens directs vers les médias sociaux (ou fils intégrés).

5. CONDITIONS GÉNÉRALES

5.1. Paiement
Après vérification, AlterHéros versera les sommes dues au fournisseur retenu selon les modalités de paiement suivantes : 20% à la signature du contrat, 30% au milieu du mandat et 50% à la livraison de la nouvelle version du site web.

5.2. Résiliation
AlterHéros se réserve le droit de résilier tout contrat conclu en vertu du présent appel d’offres pour l’un des motifs suivants:

• Le fournisseur fait défaut de remplir l’un ou l’autre des termes, conditions ou obligations qui lui incombent en vertu du présent appel d’offres;
• Le fournisseur cesse ses opérations de quelque façon que ce soit, y compris en raison de son insolvabilité.

5.3. Propriété matérielle et droits d’auteur
5.3.1. Propriété matérielle
Les travaux réalisés par le fournisseur en vertu du présent appel d’offres ou de tout contrat conclu en vertu de celui-ci, y compris tous les accessoires tels les croquis et autres, deviendront la propriété entière et exclusive d’AlterHéros qui pourra en disposer à son gré.

5.3.2. Droits d’auteur
Le fournisseur cède et transfère à AlterHéros, qui accepte, tous les droits d’auteur sur tous les documents réalisés en vertu du présent appel d’offres ou de tout contrat conclu en vertu de celui-ci. Cette cession de droits d’auteur est consentie sans limite de territoire ni de temps et sans limite de quelque nature que ce soit. Toute considération pour la cession des droits d’auteur consentie en vertu de tout contrat découlant du présent appel d’offres est incluse dans la rémunération prévue.

5.4. Protection des renseignements personnels ou confidentiels
Le fournisseur s’engage à assurer la confidentialité des renseignements obtenus. Ni lui, ni aucun.e de ses employé.e.s ne doit divulguer des données ou analyses réalisées en vertu du contrat conclu en vertu du présent appel d’offres ou, généralement, quoi que ce soit dont il aurait eu connaissance dans l’exécution du contrat.


About AlterHéros

Depuis 2002, AlterHéros répond à vos questions en ligne au sujet de la diversité sexuelle, de la pluralité des genres et de la santé sexuelle en général. Nous organisons aussi des activités pour les jeunes LGBTQIA2S+ de 14 à 30 ans et leurs allié.e.s.

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